Niet niet alleen coronapatiënten krijgen te maken met het Coronavirus. Ook de economie krijgt op dit moment flinke klappen. We hebben inmiddels kunnen gelezen dat het effect van de eerste (steun)maatregelen een gat slaat in de landelijke begroting.

Vrijwel elke organisatie wordt getroffen door dit virus in de vorm van oplopende ziekmeldingen van werknemers, de mogelijke noodzaak van werktijdverkorting en de gevolgen van de organisaties in de ketens waarmee de betreffende organisatie in contact staat. Met andere woorden: de omgang met de coronacrisis treft ons allemaal en ook de bestuurskamer kan zich er dus niet aan onttrekken!

Agenda

De Coronacrisis dient voorlopig op de agenda te worden geplaatst. De risico’s waarmee organisaties te stellen hebben raken immers de kern van de toezichthoudersfunctie (RvT/RvC).

Aandachtspunten

Binnen de organisatie

Om een goede koers te varen kan het in deze tijd geen kwaad om tijdelijk de frequentie van bestuurs-/RvT-vergaderingen en overleg op te voeren. Afgestemd zal moeten worden hoe de communicatie rondom de korte termijn en lange termijnrisico’s gaat verlopen. Het gaat hierbij in eerste instantie om het risicomanagement ten aanzien van de veiligheid en de gezondheid van werknemers. Daartoe kan het helpen om te werken met een gericht informatie- en communicatieprotocol. (wo. bijv. de aard en de inhoud van de informatie, de stakeholders en de informatie momenten van verstrekking). 

Ook zal -hoe vervelend ook- moeten worden voorzien in een tijdelijke opvolging ((interne) waarneming) als de gezondheid van de directeur-bestuurder in het geding is.  

Financiën
Wegens de administratieplicht is het ook van belang dat de administratie op orde is en dat de jaarrekeningen tijdig kunnen worden vastgesteld/gedeponeerd. Ten aanzien van de  financiering van de organisatie zal onderzocht moeten worden of de organisatie kan blijven voldoen aan de financieringsvoorwaarden. Denk aan de (belasting)maatregelingen die de overheid aanbiedt en waarvan de organisatie gebruik kan maken. Via de site van de overheid vindt u de actuele stand van zaken. Vraag evt. advies aan bij de brancheorganisatie of beroepsvereniging.

Het onderhouden van een goede relatie met belangrijke crediteuren is heel belangrijk in deze tijd..

Wijzigingen strategie
Bij belangrijke strategiewijzigingen dienen de stakeholders (OR) en de algemene ledenvergadering (ALV) te worden betrokken. Zie hiervoor onze blog over de Spoedwet ALV: het wetsvoorstel ‘Tijdelijke wet COVID-(Covid-19 – 53434) van Justitie en Veiligheid’ (werknaam spoedwet ALV) dat op 21 april jl. door de Eerste Kamer goedgekeurd.

 

Nieuwe vormen van overleg

Ook dienen er nieuwe vormen gevonden te worden voor het overleg tussen de leden van de Raad van Toezicht onderling en met de directeur-bestuurder. Nieuwe vaardigheden (niet alleen ICT) dienen te worden aangeleerd. Online vergaderen blijkt niet altijd eenvoudig. De Rol van de voorzitter is hierdoor nog belangrijker geworden. Meer dan ooit blijkt het van belang om te werken met een scherper opgestelde agenda met duidelijke status van de agendapunten.

Zie hiervoor ook onze blogs over Do’s en Dont’s bij online meetings, online overleg of online vergaderen en de Juridische plichten binnen het verenigingsrecht en het nakomen van de beperkte maatregelen die het kabinet heeft getroffen ter bestrijding van het Coronavirus.

 

Buiten de organisatie

Toezichthouders moeten er op zien dat het Coronavirus de continuïteit van de organisatie niet in gevaar brengt. Daarvoor zal ook het korte termijn en lange termijnrisico bij de belangrijkste ketenorganisaties in kaart gebracht kunnen worden.


Kansen

Organisaties kunnen de Coronacrisis ook benutten voor nieuwe kansen en mogelijkheden. Andere werkvormen kunnen zich voordoen, mogelijke samenwerkingen kunnen zich aandienen en nieuwe producten kunnen ontwikkeld worden. Het is goed om ook hierover na te denken in de (virtuele) bestuurskamer. Zie bijvoorbeeld onze blogs over een nieuwe app die ontwikkeld is voor verenigingen en stichtingen of De gratis zendtijd die ter beschikking wordt gesteld door de STER.

 

Tot slot

Hoewel in deze tijd een actievere rol van de toezichthouder verwacht mag worden rondom het geven van advies aan het bestuur en/of het vervullen van een klankbord, moet er gewaakt blijven worden dat de toezichthouder niet op de stoel van de bestuurder gaat zitten. De rol van de toezichthouder bestaat immers uit het geven van advies, toezicht houden op de gang van zaken, het goedkeuren van de besluiten van het bestuur en het uitoefenen van de werkgeversrol over de bestuurder. 

 

Heeft u ook een aanvulling, blog, tips of tools voor uw mede bestuurders of toezichthouders, geef ze aan ons door. Wij verwerken ze in het overzicht. Dat kan gewoon via info@bestuurderscentrum.nl of ons contactformulier

 

—
Datum: April 2020