Videoapplicaties en videotools,

De videoapplicaties voor online meetings, online overleg of online vergaderen zijn een hot item sinds het coronavirus ons land beheerst.

Hieronder noemen we een paar meest gehoorde videotools die je als bestuurder of toezichthouder kunt gebruiken binnen jouw organisatie, zodat je toch interactief kunt werken met je collega bestuurders of achterban.

www.whereby.com
* Gratis tot 4 deelnemers. Daarna betaald (tot 12 deelnemers),
* Installatie nodig

www.zoom.us
* Gratis tot max. 40 minuten
* Betaalde versie levert uitgebreidere gebruikersmogelijkheden.
* 1 op 1 onbeperkt,
* Installatie nodig

Andere videoapplicaties waarop we geattendeerd zijn:

Facetime, Jitsi.org, Talky, Cammio, Microsoft Teams, WhatsApp, Google Duo, Google Hangouts, Google Teams, Skype, of Pexip.

Voor vergaderen hebben we ook tips ontvangen over de betaalde opties van Jabber en Slack en GoToMeeting.

 

De do’s en don’ts

De do’s

Bekijk bij de keuze van een nieuwe videotool goed welke gegevens er verzameld worden en wat daarmee gedaan wordt. Betrek indien mogelijk je privacy-officer of functionaris. Zet op papier welke keuze je maakt en waarom deze keuze voor de betreffende applicatie is gemaakt, zodat je dat achteraf kan toelichten indien nodig. Kijk bij de betreffende tool ook of je dataverzameling kan uitzetten. Veel tools hebben deze mogelijkheid.

1. Goede techniek
Test vooraf je internetverbinding. Niets is zo vervelend als een haperend gesprek. Check dus je apparatuur. Zorg ervoor dat minstens één collega een ‘power user’ annex expert is, die de andere collega’s uit de brand kan helpen!

Het gesprek verloopt beter als iedereen een headset heeft of oortjes van de smartphone: het geluid galmt dan minder en de kwaliteit van het geluid in zijn algemeenheid verbetert. (nb. Een professionele headset hoeft overigens niet duur te zijn). Spreek af dat iedereen zijn microfoon uitzet als hij niet praat.

2. Goede voorbereiding
Ook bij een online meeting, overleg of vergadering bereidt u zich natuurlijk goed voor. Maar bij een online meeting is het essentieel dat het voor iedereen duidelijk is hoe laat de online meeting plaats heeft en wat de exacte begintijd is. Niet fijn als deelnemers is een andere tijdzone zitten.

Laat ook weten welke tool gebruikt wordt. Communiceer de beste internetbrowser, geef tevens de link, een handleiding van de tool en benoem wie er bij het gesprek zullen aansluiten, naam en functie. Ook handig is dat u aangeeft dat u opnieuw contact zoekt wanneer de verbinding verbreekt.

Ook bij digitale bijeenkomsten zijn er gedragsregels. Communiceer deze gedragsregels. Een regel kan bijvoorbeeld zijn dat er geen opnames worden gemaakt van de videochats en dat videochats niet bewerkt mogen worden.

Zorg dat je een shared screen hebt, met daarop de agenda, notulen en besluiten, zodat de focus op de vergadering blijft.

3. Goede processen (dank @GJ. den Besten)

  • Hou als voorzitter de regie.
  • Manage de verwachtingen.
  • Bespreek eventuele lastige zaken voor met de deelnemers individueel.
  • Spreek daar bijvoorbeeld geheimhouding op af (indien gevraagd, maar bespreek dat dat kan). Jij als voorzitter zal je houden aan die geheimhouding. Je manage dan wel de onderstroom.
  • Voel als voorzitter die onderstroom in energie, toonhoogte, heftigheid van reacties, interacties e.d. Stem je dus af op de deelnemers. Dit vraagt veel van de voorzitter !
  • Stuur vooraf een duidelijke agenda.
  • Geef aan dat je bij elk onderwerp iedereen in een vaste volgorde de gelegenheid geeft een reactie te formuleren.
  • Stel indien noodzakelijk de spreektijd vast.
  • Parafraseer / vat samen na elke reactie indien noodzakelijk.
  • Nadat het agendapunt geheel is behandeld en iedereen op elkaar heeft kunnen reageren, vat de conclusie samen of de afspraken en check bij een ieder of men akkoord is met deze samenvatting (zelfde rondje maken).
  • De samenvatting en of conclusies, afspraken direct na de vergadering op de mail zetten naar de deelnemers in een zgn Stand van zaken STAVAZA met de mogelijkheid voor een ieder daarop nog te reageren.
  • Bij de eerstvolgende vergadering kan deze STAVAZA dan worden goedgekeurd.
  • Gewoon dus nog strakker vergaderregie houden.
  • Gezag helpt terwijl macht van de voorzitter dat niet doet.Het is dus echt samenwerken.  Men zal merken dat het na enige gewenning ook steeds beter zal gaan.

4. Goede locatie
In deze tijd zit je veelal thuis. Zorg ervoor dat er geen storende geluiden zijn. Als er kinderen of honden in huis zijn, maak er melding van, zodat er aan de andere kant van de lijn ook begrip hiervoor is.

5. Wellicht overbodig, maar toch ..
Goede verlichting, goede kleding (geen drukke designs) en rustige achtergrond dragen bij tot een fijn gesprek. 

 

De don’ts

1.Multitasken
Eten, appen, mailbox lezen, of andere dingen tijdens de online meeting kunnen storend werken en zorgen voor een verminderde concentratie op het gesprek. 

 

—
AVG en Beeldbellen in de strijd tegen Corona

Een veelvoorkomende vraag betrof de privacyregels rondom Beeldbellen.
De meest recente opmerkingen en artikelen hebben wij hieronder geplaatst. 

“Privacy is heel belangrijk. Maar in deze crisis is de bestrijding van het virus en het redden van levens de topprioriteit.” zei de voorzitter van de Autoriteit Persoonsgegevens, Aleid Wolfsen, in een persbericht. En op nummer twee staat het voorkomen van grote schade aan economie en maatschappij.” Onder de huidige omstandigheden gaan wij er niet bij staan met onze vinger omhoog en de privacywetgeving onder de arm.” “Nederland zet de schouders eronder en wij werken en denken mee!”

Bron: Parool 26 maart 2020

De Autoriteit Persoonsgegevens hebben -nog- geen onderzoek gedaan naar de chatsystemen als Facetime, WhatsApp of Skype en kunnen dus niks zeggen over welke mogelijkheid het veiligst is. Wat ze wel kunnen zeggen is dat ze het belangrijk vinden dat het werk ook in deze bijzondere tijden doorgang vindt, zeker ook dat van mensen in de zorg.”

“Wij begrijpen heel goed dat er naar middelen wordt gezocht om op een goede manier met patiënten en cliënten te communiceren, om een zo goed mogelijke zorg te kunnen garanderen. Het is alleen wel belangrijk om je bewust te zijn van de veiligheidsrisico’s die je neemt wanneer je middelen als WhatsApp of FaceTime inzet. Medische gegevens zijn bijzondere persoonsgegevens en ze worden daarom extra beschermd. Het verwerken van deze persoonsgegevens – zoals delen en opslaan – is in principe verboden. Tenzij de verwerkingsverantwoordelijke een beroep kan doen op een van de wettelijke uitzonderingen.”

Bron: SmartHealt, 23 maart 2020.

 

AVG; Meest actuele artikel
Zoom, Houseparty, Google Hangout: De privacygevaren bij applicatie voor videobellen.
Tijdens de coronacrisis worden er vergaderingen gehouden via applicaties als Zoom, zodat het werk thuis kan worden voortgezet. Ideaal zou je zeggen! Maar uit een analyse van VPNgids.nl blijkt dat de apps niet altijd even goed omgaan met de privacy van gebruikers.

Bron: Radar, Avro tros, 27 maart 2020


Amerikaanse justitie start onderzoek naar populaire videoconferentie-app Zoom
De hoofdaanklager van de staat New York gaat onderzoek doen naar Zoom, een Amerikaanse app voor videoconferenties. Het gebruik van de app is door de coronacrisis explosief gegroeid en de Amerikaanse justitie maakt zich zorgen over de privacy van de gebruikers, meldt The New York Times

Topman Eric Yuan van Zoom zegt in een reactie de privacy en het vertrouwen van de gebruikers zeer serieus te nemen. Het bedrijf heeft het privacybeleid dit weekend geüpdatet.

Bron: NOS
Datum: 31 maart 2020

 

Veilig videobellen en online vergaderen: de beste programma’s, ook voor je privacy
Het thuiskantoor is voorlopig ingericht en overleg vindt online plaats middels videoconference software. Zoals hierboven al werd aangegeven zijn er behoorlijk wat programma’s beschikbaar waarmee je dus kan videobellen en overleggen met collega-bestuurders en andere zakelijke contacten.

Uit een enquête die VPN (Virtual Private Network) eind maart 2020 heeft uitgezet, blijkt dat zo’n 70% van de werkende respondenten videoconference software gebruikt voor het werk. Ook geeft ongeveer 65% van de werkende respondenten aan momenteel vaker gebruik te maken van dergelijke applicaties dan voorheen, sinds de uitbraak van de coronacrisis. Op de site van VPN kun je in een goed overzicht zien welke applicaties zijn populair zijn! Aanrader!

Bron: VPN Gids
Datum: 2 april 2020

 

Heeft u zelf ook tips of tools voor uw mede bestuurders of toezichthouders, geef ze aan ons door. Wij verwerken ze in het overzicht. Dat kan gewoon via info@bestuurderscentrum.nl of ons contactformulier